Rozpoczynając działalność gospodarczą, prędzej czy później staniemy przed dylematem właściwego rozliczania księgowości. Możemy to robić oczywiście zawsze samodzielnie. Niestety im bardziej rozwija się nasza firma, tym łatwiej jest nam popełnić błąd przy rozliczaniu podatków.
O ile na poziomie przedsiębiorstwa, które działa na poziomie jednoosobowej firmy rozliczanie podatków da się przeprowadzić samodzielnie, to, kiedy zaczynamy zatrudniać wiele osób i prowadzić coraz bardziej natężoną sprzedaż czy wymianę handlową, to konieczność zatrudnienia księgowej lub wykorzystania biura rachunkowego zaczyna być dla nas priorytetem. Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Zatrudnienie pracownika prowadzącego księgowość naszej firmy jest droższe, jednak daje nam indywidualne podejście księgowego i większe zaufanie. Dobrze wybrane biuro rachunkowe okaże się jednak tańsze niż pracownik na etacie.
Teoretycznie możemy zatrudnić księgowego lub księgową na pół etatu, lub nawet na ćwierć etatu. Wtedy znacznie schodzimy z kosztów, które są integralną cechą zatrudniania pracowników. System jest idealny tylko z pozoru. W praktyce bowiem bardzo trudno jest znaleźć księgowego, który zgodzi się na takie rozwiązanie. Nie jest ono bowiem dla niego korzystne. Jeżeli nawet znajdziemy chętnego księgowego, to nie możemy tutaj liczyć na pełen zakres usług. Poza tym osoba, która jest zatrudniona w naszej firmie na pełnym etacie jako księgowa, zna potrzeby firmy, jest na bieżąco ze wszystkimi wydarzeniami i ma stałą kontrolę nad obiegiem dokumentów. Możemy też spodziewać się większego zaangażowania w wykonywaną pracę.
Wydawałoby się zatem, że skorzystanie z usług księgowej lub księgowego jest najkorzystniejszym rozwiązaniem. Jednak nie jest tak zawsze. Musimy bowiem mieć pełną świadomość, że zatrudnienie pracownika na tym etacie jest trzykrotnie droższe niż korzystanie z biura rachunkowego. Przede wszystkim stanowisko to wymaga zaoferowania godziwej pensji. Nie liczmy na to, że dobrze przygotowana osoba, znające wszelkie zasady księgowości i umiejąca zastosować je w praktyce, będzie pracowała za najniższą średnią krajową. Musimy się tu liczyć raczej z pokaźną pensją oraz oczywiście odprowadzeniem wszelkich składek na ZUS. Ponadto oprócz comiesięcznego wynagrodzenia musimy doliczyć koszt fachowej literatury, szkoleń, oprogramowania i dodatkowego stanowiska pracy.
Dlatego w przypadku mniejszych firm, które nie osiągają wysokich dochodów oraz nie mają jeszcze tak rozbudowanej księgowości, korzystniejszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy z biurem rachunkowym. Oprócz niższych kosztów bardzo ważną zaletą firm prowadzących usługi księgowe jest ciągłość pracy. Nawet jeśli osoba prowadząca naszą księgowość rozchoruje się, pójdzie na zwolnienie lub nawet złoży wypowiedzenie, biuro rachunkowe musi zapewnić nam ciągłość usług. Kolejna kwestia to zakres usług. Zdarza się, że oprócz standardowych usług księgowych potrzebujemy specjalistycznej porady w jakiejś wąskiej dziedzinie podatkowej lub prawnej. Nawet jeśli w biurze rachunkowym nie ma danego specjalisty, firmy te często współpracują z innymi usługodawcami.